Der lebensnahe Fall – Einladung zum BEM und krankheitsbedingte Kündigung
Dem Rechtsstreit lag eine krankheitsbedingte Kündigung zugrunde. Der Arbeitgeber hatte einen Mitarbeiter mit häufigen, kurzzeitigen Arbeitsunfähigkeiten zu einem BEM-Gespräch eingeladen. Nachdem der Mitarbeiter hierauf nicht reagierte, sprach der Arbeitgeber eine krankheitsbedingte Kündigung aus.
Im anschließenden Kündigungsschutzprozess bestritt der Arbeitnehmer, die Einladung zum BEM-Gespräch jemals erhalten zu haben. Der Arbeitgeber berief sich auf ein per Einwurfeinschreiben versandtes Einladungsschreiben und legte den Ein- und Auslieferungsbeleg vor. Zudem wurde der Zusteller als Zeuge vernommen, der sich jedoch an die konkrete Zustellung nicht erinnern konnte.
Das LAG Hamburg hatte zu klären, ob die heute übliche Form des digitalen Nachweises beim Einwurfeinschreiben einen Anscheinsbeweis für den Zugang der Sendung begründet. Beim digitalen Verfahren scannt der Zusteller den Barcode, unterschreibt auf dem Display seines Scanners und das Zustelldatum wird automatisch generiert, bevor das Schreiben in den Briefkasten eingeworfen wird. Die digitale Dokumentation enthält aber weder eine konkrete Zustelladresse noch eine Zustelluhrzeit.
Das LAG Hamburg entschied, dass der Einlieferungsbeleg zusammen mit der digitalen Zugangsdokumentation keinen Beweis des ersten Anscheins für den tatsächlichen Zugang begründet. Es fehle insbesondere an der Dokumentation von Empfängeradresse und Zustelluhrzeit; der Zustellvorgang sei nicht so typisch, dass individuelle Besonderheiten in den Hintergrund träten. Damit sah das Gericht den Arbeitgeber in der Beweisnot hinsichtlich des Zugangs der BEM-Einladung; eine wesentliche Voraussetzung für die krankheitsbedingte Kündigung war nicht erfüllt, sodass der Kündigungsschutzklage stattgegeben wurde.
Das BAG hat die hiergegen gerichtete Revision des Arbeitgebers nun zurückgewiesen und die Entscheidung des LAG bestätigt; die schriftlichen Urteilsgründe stehen noch aus.
Einwurfeinschreiben und Zugangsnachweis – was gilt jetzt?
Die digitale Dokumentation der Zustellung eines Einwurfeinschreibens beschränkt sich auf den gescannten Barcode, eine elektronische Unterschrift und das automatisch generierte Zustelldatum – ohne Angabe der konkreten Zustelladresse und der Zustelluhrzeit. Das LAG Hamburg – und auch das BAG – sehen hierin keinen typisierten Geschehensablauf, der einen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen könnte. Würde man den digitalen Zustellbeleg als ausreichend ansehen, hätte der Empfänger praktisch keine Möglichkeit, diesen Anschein zu erschüttern oder einen Gegenbeweis anzutreten.
Die Konsequenz: Die digitale Dokumentation der Zustellung eines Einwurfeinschreibens gilt nach dieser Rechtsprechung nicht als Nachweis für den Zugang eines Schriftstücks. Arbeitgeber, die sich im Prozess allein auf einen solchen Zustellbeleg stützen, tragen das Risiko, den Zugang beispielsweise einer BEM-Einladung oder einer Kündigung nicht beweisen zu können.
Bedeutung der Entscheidung für Arbeitgeber
Die Entscheidung war nicht überraschend: Verschiedene Instanzgerichte und auch das BAG hatten in der Vergangenheit Zweifel geäußert, ob die digitale Dokumentation des Zustellverfahrens eines Einwurfeinschreibens den strengen Anforderungen an einen Zugangsnachweis genügt.
Für Arbeitgeber bedeutet dies:
- Die digitale Dokumentation der Zustellung des Einwurfeinschreibens ermöglicht im gerichtlichen Verfahren keinen Zugangsbeweis.
- Besonders kritisch bei „zugangsabhängigen“ Pflichten: Wo der Zugang einer Erklärung Wirksamkeitsvoraussetzung ist – etwa bei Abmahnungen, Kündigungen, Aufhebungsangeboten oder BEM-Einladungen im Rahmen krankheitsbedingter Kündigungen – droht ein erhebliches Prozessrisiko, wenn der Arbeitgeber sich nur des Einwurfeinschreibens bedient hat.
- Beweislast liegt beim Arbeitgeber: Im Kündigungsschutzprozess obliegt es dem Arbeitgeber, den Zugang der Kündigung und – bei krankheitsbedingter Kündigung – regelmäßig auch den Zugang der BEM-Einladung zu beweisen. Gelingt dieser Nachweis nicht, ist die Kündigung allein aus diesem Grund unwirksam.
Handlungsempfehlungen für die Praxis – so beweisen Sie den Zugang gerichtsfest
Aus der aktuellen Rechtsprechung ergeben sich klare Konsequenzen für die Zustellung von Kündigungen und BEM-Einladungen:
- Verzicht auf das Einwurfeinschreiben als alleinigen Zustellweg
- Zustellung durch Boten, Kurier oder vergleichbare Zustelldienste.
Die sicherste Alternative bleibt die Zustellung durch einen Boten oder Kurierdienst, der
- das Originalschreiben liest und ein kuvertiert,
- das Originalschreiben in den Hausbriefkasten des Empfängers einlegt,
- Datum, Uhrzeit und genaue Zustelladresse auf einer Quittung dokumentiert,
- die Zustellbestätigung (Zustellprotokoll) unterschreibt und
- das Schreiben und den Einwurf in den Briefkasten fotografisch dokumentiert
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